Електронний кампус: стан і перспективи

"Електронний кампус" (ЕК) як складник єдиного інформаційного середовища КПІ ім. Ігоря Сікорського почав функціонувати у 2012 році. Його завданням є підтримка освітнього процесу.

ЕК по суті є агрегатором з різних баз даних. Дані не вносяться безпосередньо в ЕК, а імпортуються до нього з інших автоматизованих систем університету. Дані про співробітників імпортуються з АС "Відділ кадрів". Дані про студентів імпортуються з АС "Деканат". Дані про навчальні дисципліни імпортуються з АС "Планування навчального процесу". Відповідно, дані, які не внесені в ці системи, не зможуть відображатися в ЕК, а дані, які внесені до цих систем некоректно, можуть призвести до серйозних проблем при об'єднанні в системі ЕК.

Схема інформаційних потоків в КПІ ім. Ігоря Сікорського

Користувачами ЕК є студенти, викладачі, працівники деканатів факультетів/інститутів, співробітники адміністративних підрозділів. Час від часу вони звертаються до КБ Інформаційних систем (КБ ІС) і адміністрації університету з питаннями і зауваженнями щодо роботи ЕК. Значна частина цих питань і зауважень виникає через слабку обізнаність користувачів з принципами функціонування ЕК, його цілями і завданнями. Спробуємо відповісти на питання, які звучать найчастіше.

1. Чому такі "негарні" логіни і паролі?

Логіни для нових користувачів генеруються автоматично, оскільки в нашому університеті нині немає єдиної уніфікованої системи ідентифікації особи. Ця проблема певним чином вирішується завдяки наданню можливості авторизації через зовнішні системи: Facebook і Telegram.

Наразі, створюється єдина система ідентифікації для усіх співробітників і студентів – KPI-ID. Її впровадження дозволить істотно підвищити зручність роботи з різними системами усім співробітникам КПІ ім. Ігоря Сікорського.

2. Що робити, якщо я втратив/забув логін/пароль до ЕК?

Якщо ви вказали електронну адресу в персональних даних у системі ЕК, то новий пароль може бути надісланий на неї. Викладачі можуть звертатися до працівника кафедри, який відповідає за роботу з системою ЕК, а студенти – до куратора групи. В крайньому випадку можна звертатися до КБ ІС (для студентів необхідно мати з собою студентський квиток).

3. Чому за минулі роки не виправлені недоліки, які роблять незручною роботу з ЕК?

Після запуску ЕК у 2012 р. відбулося дуже багато змін в організації і плануванні освітнього процесу, обумовлених, зокрема, імплементацією Закону України "Про вищу освіту", впровадженням Єдиної державної електронної бази з питань освіти (ЄДЕБО), змінами у кваліфікаційних рівнях, шифрах спеціальностей, точках вступу (замість факультетів/кафедр – спеціальності/освітні програми) та ін.

Через ці зміни необхідно було модифікувати модулі чинних АС, а іноді розробляти нові модулі та конвертори даних для підтримки наявних функцій. А оскільки ЕК є агрегатором даних, то його програмне забезпечення модернізували після модифікації АС-джерел, з чим пов'язані значні затримки в часі.

Через обмеженість ресурсів КБ ІС насамперед вирішує завдання, пов'язані з функціонуванням ЕК в цілому, а після цього займається поліпшенням і розширенням його можливостей. Крім того, КБ ІС здійснює підтримку не лише ЕК, а й понад 30 інших систем, зокрема системи для визначення рейтингу викладачів і ресурсу http://intellect.kpi.ua, які також вимагають внесення змін.

4. Як здійснюється робота ЕК на початку навчального року?

Деяка затримка роботи ЕК на початку навчального року обумовлена термінами передачі даних з різних АС в КБ ІС. У першу чергу це стосується даних з АС "Деканат". Ця АС отримує дані з ЄДЕБО, а також з Приймальної комісії КПІ ім. Ігоря Сікорського. Крім того, перш ніж передати дані в КБ ІС, співробітники деканатів мають замовити і видати студентські квитки. Також до 1 вересня може змінюватися кадровий склад кафедр і, відповідно, коригуються дані АС "Відділ кадрів".

5. Чи є опитування студентів анонімним?

Система опитування влаштована таким чином, що викладач бачить лише свою середню оцінку, курс і кількість студентів, що проголосували. Куратор групи може подивитися, чи брав участь певний студент у голосуванні за певного викладача ("так" або "ні"), але не бачить, які оцінки він проставив. Відповідно, голосування є повністю анонімним і унеможливлює співставлення особи студента з проставленими ним оцінками.

6. Чому в списку викладачів, за яких можна проголосувати, деякі відсутні?

В ЕК викладач вносить своє навантаження самостійно. Відповідно, якщо викладача немає в списку для голосування, то це означає, що він не вніс своє навантаження в ЕК.

У майбутньому планується вирішення цієї проблеми шляхом внесення навантаження викладачів разом зі створенням робочих навчальних планів (РНП) у ЕК, що дозволить уникнути таких ситуацій.

7. Чому викладачеві необхідно заповнювати навантаження в ЕК?

Інших можливостей зв'язати викладача, дисципліну і групу студентів в ЕК не існує, оскільки ця інформація відсутня в тих системах, дані з яких агрегує ЕК. Вказавши навантаження, викладач має можливість проставити атестацію зі своєї дисципліни, викласти необхідні методичні матеріали, а студенти зможуть проголосувати за нього.

8. Чому відмінили атестацію в журналах і примушують проставляти в Електронному кампусі?

З 2014 року в нашому університеті впроваджується електронний документообіг. Переведення документації в електронну форму не лише заощаджує папір, але й дає можливість швидкого пошуку певного документа і його передачі між підрозділами. В рамках переходу до електронного документообігу з 2017 р. інформацію про атестацію викладачі мають подавати виключно в електронному вигляді. Крім іншого, це заощаджує час викладачів (їм не треба ходити по деканатах, щоб виставити атестацію на папері), і спрощує студентам доступ до інформації про атестацію.

Перспективи розвитку системи "Електронний кампус"

За роки, які минули з моменту створення Електронного кампусу, стало очевидним, що чинний функціонал уже не охоплює всіх завдань, які необхідно вирішувати в рамках освітнього процесу. Також стала очевидною необхідність перегляду організації всього єдиного інформаційного середовища.

У цьому навчальному році було внесено низку поліпшень до чинних модулів: розширено статистику з атестації студентів, введено позначки про проставлення атестації для зручності викладачів, відключено старий модуль входу в ЕК та ін. Крім того, співробітники КБ ІС виправили близько 500 помилок у РНП, обробили більше ніж 300 листів на внесення та зміни складу груп, викладачів та ін. Було розроблено низку адміністративних модулів для виправлення та модифікації даних, які відповідно до цілей і завдань ЕК спочатку не планувалися. Це дозволило виправити чимало помилок, допущених факультетами і кафедрами при формуванні документів, і внести зміни до ЕК. На жаль, спектр помилок виявився вкрай широким, повністю їх усі виправити не вдалося, і ця робота продовжується.

У зв'язку з цим адміністрацією університету було прийнято рішення про розвиток ЕК у напрямі комплексної автоматизованої системи, що включає і підсистеми введення початкової інформації для можливості її корекції та контролю. покроковий план розвитку системи ЕК був обговорений на засіданні Методичної ради 25 квітня 2019 р.

Найближчими завданнями і напрямами робіт визначено наступні:

  1. Розробка і супровід РНП в системі ЕК.
  2. Створення системи адміністрування в ЕК.
  3. Поступове перенесення системи рейтингування викладачів до складу ЕК.
  4. Створення альтернативних (спрощених) інтерфейсів для внесення даних викладачами.
  5. Створення підсистеми "корисних" звітів.
  6. Оптимізація та впорядкування завантажених матеріалів.

Заплановані зміни мають забезпечити ефективність організації освітнього процесу, спростити роботу з розрізненими автоматизованими системами, допомогти викладачам у формуванні низки службових документів.

КБ ІС запрошує всіх студентів і викладачів до обговорення і співпраці щодо розвитку інформаційного середовища КПІ ім. Ігоря Сікорського.

О.Д.Фіногенов, директор КБ ІС, к.т.н., доц.