"Електронний кампус" (ЕК) як складник єдиного інформаційного середовища КПІ ім. Ігоря Сікорського почав функціонувати у 2012 році. Його завданням є підтримка освітнього процесу.
ЕК по суті є агрегатором з різних баз даних. Дані не вносяться безпосередньо в ЕК, а імпортуються до нього з інших автоматизованих систем університету. Дані про співробітників імпортуються з АС "Відділ кадрів". Дані про студентів імпортуються з АС "Деканат". Дані про навчальні дисципліни імпортуються з АС "Планування навчального процесу". Відповідно, дані, які не внесені в ці системи, не зможуть відображатися в ЕК, а дані, які внесені до цих систем некоректно, можуть призвести до серйозних проблем при об'єднанні в системі ЕК.
Користувачами ЕК є студенти, викладачі, працівники деканатів факультетів/інститутів, співробітники адміністративних підрозділів. Час від часу вони звертаються до КБ Інформаційних систем (КБ ІС) і адміністрації університету з питаннями і зауваженнями щодо роботи ЕК. Значна частина цих питань і зауважень виникає через слабку обізнаність користувачів з принципами функціонування ЕК, його цілями і завданнями. Спробуємо відповісти на питання, які звучать найчастіше.
1. Чому такі "негарні" логіни і паролі?
Логіни для нових користувачів генеруються автоматично, оскільки в нашому університеті нині немає єдиної уніфікованої системи ідентифікації особи. Ця проблема певним чином вирішується завдяки наданню можливості авторизації через зовнішні системи: Facebook і Telegram.
Наразі, створюється єдина система ідентифікації для усіх співробітників і студентів – KPI-ID. Її впровадження дозволить істотно підвищити зручність роботи з різними системами усім співробітникам КПІ ім. Ігоря Сікорського.
2. Що робити, якщо я втратив/забув логін/пароль до ЕК?
Якщо ви вказали електронну адресу в персональних даних у системі ЕК, то новий пароль може бути надісланий на неї. Викладачі можуть звертатися до працівника кафедри, який відповідає за роботу з системою ЕК, а студенти – до куратора групи. В крайньому випадку можна звертатися до КБ ІС (для студентів необхідно мати з собою студентський квиток).
3. Чому за минулі роки не виправлені недоліки, які роблять незручною роботу з ЕК?
Після запуску ЕК у 2012 р. відбулося дуже багато змін в організації і плануванні освітнього процесу, обумовлених, зокрема, імплементацією Закону України "Про вищу освіту", впровадженням Єдиної державної електронної бази з питань освіти (ЄДЕБО), змінами у кваліфікаційних рівнях, шифрах спеціальностей, точках вступу (замість факультетів/кафедр – спеціальності/освітні програми) та ін.
Через ці зміни необхідно було модифікувати модулі чинних АС, а іноді розробляти нові модулі та конвертори даних для підтримки наявних функцій. А оскільки ЕК є агрегатором даних, то його програмне забезпечення модернізували після модифікації АС-джерел, з чим пов'язані значні затримки в часі.
Через обмеженість ресурсів КБ ІС насамперед вирішує завдання, пов'язані з функціонуванням ЕК в цілому, а після цього займається поліпшенням і розширенням його можливостей. Крім того, КБ ІС здійснює підтримку не лише ЕК, а й понад 30 інших систем, зокрема системи для визначення рейтингу викладачів і ресурсу http://intellect.kpi.ua, які також вимагають внесення змін.
4. Як здійснюється робота ЕК на початку навчального року?
Деяка затримка роботи ЕК на початку навчального року обумовлена термінами передачі даних з різних АС в КБ ІС. У першу чергу це стосується даних з АС "Деканат". Ця АС отримує дані з ЄДЕБО, а також з Приймальної комісії КПІ ім. Ігоря Сікорського. Крім того, перш ніж передати дані в КБ ІС, співробітники деканатів мають замовити і видати студентські квитки. Також до 1 вересня може змінюватися кадровий склад кафедр і, відповідно, коригуються дані АС "Відділ кадрів".
5. Чи є опитування студентів анонімним?
Система опитування влаштована таким чином, що викладач бачить лише свою середню оцінку, курс і кількість студентів, що проголосували. Куратор групи може подивитися, чи брав участь певний студент у голосуванні за певного викладача ("так" або "ні"), але не бачить, які оцінки він проставив. Відповідно, голосування є повністю анонімним і унеможливлює співставлення особи студента з проставленими ним оцінками.
6. Чому в списку викладачів, за яких можна проголосувати, деякі відсутні?
В ЕК викладач вносить своє навантаження самостійно. Відповідно, якщо викладача немає в списку для голосування, то це означає, що він не вніс своє навантаження в ЕК.
У майбутньому планується вирішення цієї проблеми шляхом внесення навантаження викладачів разом зі створенням робочих навчальних планів (РНП) у ЕК, що дозволить уникнути таких ситуацій.
7. Чому викладачеві необхідно заповнювати навантаження в ЕК?
Інших можливостей зв'язати викладача, дисципліну і групу студентів в ЕК не існує, оскільки ця інформація відсутня в тих системах, дані з яких агрегує ЕК. Вказавши навантаження, викладач має можливість проставити атестацію зі своєї дисципліни, викласти необхідні методичні матеріали, а студенти зможуть проголосувати за нього.
8. Чому відмінили атестацію в журналах і примушують проставляти в Електронному кампусі?
З 2014 року в нашому університеті впроваджується електронний документообіг. Переведення документації в електронну форму не лише заощаджує папір, але й дає можливість швидкого пошуку певного документа і його передачі між підрозділами. В рамках переходу до електронного документообігу з 2017 р. інформацію про атестацію викладачі мають подавати виключно в електронному вигляді. Крім іншого, це заощаджує час викладачів (їм не треба ходити по деканатах, щоб виставити атестацію на папері), і спрощує студентам доступ до інформації про атестацію.
Перспективи розвитку системи "Електронний кампус"
За роки, які минули з моменту створення Електронного кампусу, стало очевидним, що чинний функціонал уже не охоплює всіх завдань, які необхідно вирішувати в рамках освітнього процесу. Також стала очевидною необхідність перегляду організації всього єдиного інформаційного середовища.
У цьому навчальному році було внесено низку поліпшень до чинних модулів: розширено статистику з атестації студентів, введено позначки про проставлення атестації для зручності викладачів, відключено старий модуль входу в ЕК та ін. Крім того, співробітники КБ ІС виправили близько 500 помилок у РНП, обробили більше ніж 300 листів на внесення та зміни складу груп, викладачів та ін. Було розроблено низку адміністративних модулів для виправлення та модифікації даних, які відповідно до цілей і завдань ЕК спочатку не планувалися. Це дозволило виправити чимало помилок, допущених факультетами і кафедрами при формуванні документів, і внести зміни до ЕК. На жаль, спектр помилок виявився вкрай широким, повністю їх усі виправити не вдалося, і ця робота продовжується.
У зв'язку з цим адміністрацією університету було прийнято рішення про розвиток ЕК у напрямі комплексної автоматизованої системи, що включає і підсистеми введення початкової інформації для можливості її корекції та контролю. покроковий план розвитку системи ЕК був обговорений на засіданні Методичної ради 25 квітня 2019 р.
Найближчими завданнями і напрямами робіт визначено наступні:
- Розробка і супровід РНП в системі ЕК.
- Створення системи адміністрування в ЕК.
- Поступове перенесення системи рейтингування викладачів до складу ЕК.
- Створення альтернативних (спрощених) інтерфейсів для внесення даних викладачами.
- Створення підсистеми "корисних" звітів.
- Оптимізація та впорядкування завантажених матеріалів.
Заплановані зміни мають забезпечити ефективність організації освітнього процесу, спростити роботу з розрізненими автоматизованими системами, допомогти викладачам у формуванні низки службових документів.
КБ ІС запрошує всіх студентів і викладачів до обговорення і співпраці щодо розвитку інформаційного середовища КПІ ім. Ігоря Сікорського.
О.Д.Фіногенов, директор КБ ІС, к.т.н., доц.