Що таке мегаполіс? Різні словники визначають це поняття трохи по-різному, але загалом всі визначення сходяться в одному: це велетенське місто, яке утворилося внаслідок зростання та поглинання навколишніх населених пунктів. Таке місто стає важливим економічним, політичним і культурним центром для країни або регіону, а також важливим центром регіональної або міжнародної інфраструктури. Тож, напевно, недаремно розробники програмного забезпечення для автоматизації електронного документообігу та діловодства дали своєму програмному продукту саме назву "Мегаполіс": система, яку розробив консорціум українських IT-компаній, здатна забезпечити прозорий і повністю контрольований електронний документообіг у будь-якій структурі – тобто стати таким собі головним центром її управлінської діяльності. Отож "Мегаполіс" може використовуватися в роботі компаній будь-якої галузі та форми власності, в тому числі й великих державних підприємств і організацій, органів влади та місцевого самоврядування. Фактично це – найпотужніша вітчизняна система, яка нині активно впроваджується в практику діяльності багатьох організацій і підприємств.
"Мегаполіс" надає користувачам значну кількість корисних сервісів, оскільки охоплює всі етапи життєвого циклу документів – від підготовки проєктів документів до організації архівного зберігання (із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного підпису).
Із 31 серпня переходити на систему електронного документообігу "Мегаполіс" почали і підрозділи КПІ ім. Ігоря Сікорського. Ця система як більш зручна і функціональна прийшла на заміну програми "АС: Документ", яку університет використовував дотепер. Перехід на "Мегаполіс" здійснюється поетапно: з 31 серпня в ньому почали реєструватися вхідні документи, з 7 вересня – службові записки, з 21 вересня почнеться робота з вихідними документами, з 5 жовтня – з наказами та розпорядженнями, з 19 жовтня – з договорами та іншими документами.
Система "Мегаполіс" пропонує зручні шаблони для підготовки, відправлення і реєстрації документів, з можливістю відстеження їх проходження по відповідних підрозділах, функції зручного їх збереження тощо. Якщо конкретніше, користувачі, які працюють у "Мегаполісі", можуть: 1) готувати, узгоджувати та реєструвати документи; 2) здійснювати моніторинг і контроль виконання завдань; 3) працювати з документами в офлайн-менеджері; 4) користуватися конструктором звітів; 5) створювати і працювати з електронним архівом; 6) використовувати можливості зручного і гнучкого пошуку документів, а також багато-багато іншого.
Одне слово, система "Мегаполіс" зручна і придатна для вирішення багатьох задач. Інша річ, що роботі з нею слід вчитися. Загальний відділ запропонував доволі зрозумілу для сприйняття відеоінструкцію щодо користування програмою. Його співробітники відповідають на всі запитання, що виникають у користувачів системи, і консультують співробітників підрозділів, які постійно в ній працюватимуть.
"Наступним етапом стане підключення університетського "Мегаполіса" до СЕВ (системи електронної взаємодії), – розповідає директор департаменту управління справами Марина Мазур. – Як тільки підключимося до програми електронної взаємодії органів виконавчої влади – всі документи будуть проходити лише через нього".
Поки що в університеті "Мегаполісом" обладнано 150 робочих місць у тих підрозділах, де документообіг є найінтенсивнішим. Це департаменти, управління, адміністративні підрозділи університету, діловоди та декани/директори факультетів/інститутів. За словами Марини Мазур, університет у найближчому майбутньому планує забезпечити ще місця для роботи в цій програмі.