Что такое мегаполис? Различные словари определяют это понятие немного по-разному, но в целом все определения сходятся в одном: это огромный город, образовавшийся в результате роста и поглощения окружающих населенных пунктов. Такой город становится важным экономическим, политическим и культурным центром для страны или региона, а также важным центром региональной или международной инфраструктуры. Поэтому, наверное, недаром разработчики программного обеспечения для автоматизации электронного документооборота и делопроизводства дали своему программному продукту именно название "Мегаполис": система, разработанная консорциумом украинских IT-компаний, способная обеспечить прозрачный и полностью контролируемый электронный документооборот в любой структуре - то есть стать неким главным центром ее управленческой деятельности. Поэтому "Мегаполис" может использоваться в работе компаний любой отрасли и формы собственности, в том числе и крупных государственных предприятий и организаций, органов власти и местного самоуправления. Фактически это - самая мощная отечественная система, которая сейчас активно внедряется в практику деятельности многих организаций и предприятий.
"Мегаполис" предоставляет пользователям большое количество полезных сервисов, поскольку охватывает все этапы жизненного цикла документов - от подготовки проектов документов до организации архивного хранения (с обеспечением функций электронного архива и электронной подписи).
С 31 агуста переходить на систему электронного документооборота "Мегаполис" начали и подразделения КПИ им. Игоря Сикорского. Эта система как более удобная и функциональная пришла на замену программы "АС: Документ", которую университет использовал до сих пор. Переход на "Мегаполис" осуществляется поэтапно: с 31 августа в нем начали регистрироваться входящие документы, с 7 сентября - служебные записки, с 21 сентября начнется работа с исходящими документами, с 5 октября - с приказами и распоряжениями, с 19 октября - с договорами и другими документами.
Система "Мегаполис" предлагает удобные шаблоны для подготовки, отправления и регистрации документов, с возможностью отслеживания их прохождения по соответствующим подразделениям, функции удобного их сохранения и тому подобное. Если конкретнее, пользователи, которые работают в "Мегаполисе", могут: 1) готовить, согласовывать и регистрировать документы; 2) осуществлять мониторинг и контроль выполнения задач; 3) работать с документами в офлайн-менеджере; 4) пользоваться конструктором отчетов 5) создавать и работать с электронным архивом; 6) использовать возможности удобного и гибкого поиска документов, а также многое-многое другое.
Словом, система "Мегаполис" удобная и пригодная для решения многих задач. Другое дело, что работе с ней следует учиться. Общий отдел предложил довольно понятную для восприятия видеоинструкцию по использованию программы.. Его сотрудники отвечают на все вопросы, возникающие у пользователей системы, и консультируют сотрудников подразделений, которые будут постоянно в ней работать.
"Следующим этапом станет подключение университетского "Мегаполиса" к СЭВ (системе электронного взаимодействия), - рассказывает директор департамента управления делами Марина Мазур. - Как только подключимся к программе электронного взаимодействия органов исполнительной власти - все документы будут проходить только через него".
Пока в университете "Мегаполисом" оборудовано 150 рабочих мест в тех подразделениях, где документооборот является наиболее интенсивным. Это департаменты, управление, административные подразделения университета, делопроизводители и деканы/директора факультетов/институтов. По словам Марины Мазур, университет в ближайшем будущем планирует обеспечить еще места для работы в этой программе.